近年来，随着基层档案事业的发展，很多单位根据档案保管和利用工作需要，积极新建或改建档案库房，并在档案库房采用档案密集架。不少单位在二楼及其以上楼层采用档案密集架未对楼面均布活荷载进行鉴定，给相关人员生命安全、档案安全留下了极大的隐患；还有少数单位在采购档案密集架时，注重选择价位较低的密集架，忽略密集架应具有的载重性能等质量要求，以致档案上架后发生密集架层板变形、密集架倾倒等事故。为此，特推出此档案密集架规范使用要求，请各单位在采用档案密集架时要做到“三个确保”。
一、是要确保相关人员的生命安全和档案安全。各单位在档案库房采用密集架之前，应当请具有鉴定资质的房屋结构安全鉴定单位对档案库房进行楼面荷载鉴定，依据国家建设部、国家档案局2000年发布的《档案馆建筑设计规范》的相关标准，确定能否采用档案密集架。凡楼面荷载达不到国家规定的基本要求的，不宜采用档案密集架。已经采用档案密集架的单位，应请具有鉴定资质的房屋结构安全鉴定单位对楼面荷载进行鉴定，未达到国家规定的楼面荷载标准的，应采取加固等措施；加固有困难的，应将密集架移至达到国家规定荷载的楼层。
二、是确保各单位采用的档案密集架既符合行业标准又质优价廉。采购档案密集架既要考虑产品价格，也要注重产品质量、厂方资信、售后服务等，并签定采购合同，明确双方的权利和义务，杜绝安全隐患。密集架的质量应符合中华人民共和国行业标准《直列式档案密集架》（DA/T7-92）要求。密集架安装调试完毕后，采购单位应按照《直列式档案密集架》规定的质量标准和试验方法组织验收，经验收合格后才能投入使用。
三、是确保档案密集架的安装布局符合国家要求。《档案馆建筑设计规范》规定：“库房内档案装具应成行垂直于有窗的墙面，外墙采光窗宜与档案装具间的通道相对应，当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。”；“装具排列的各部分尺寸：主通道净宽不应小于 1.00m，两行装具间净宽不应小于0.80m，装具端部与墙的间隔不应小于0.60m。”档案密集架高度不宜超过六层。
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